Soluz.io: ‘Facturation électronique: un investissement récupéré 10 fois’

La gestion des flux de factures de nombreuses entreprises peut encore être grandement améliorée. À cela s’ajoute l'obligation européenne de facturation électronique. Selon Wim Eraly de KBC et Olivier Smekens de Soluz.io, trop peu d'entreprises sont conscientes de l’urgence.

Mieux gérer les flux de factures est la mission qui a rapproché Wim Eraly, Senior General Manager chez KBC Commercial Banking, et Olivier Smekens, CEO de Soluz.io. De plus, leur mission a pris un caractère d'urgence compte tenu de l'échéance du 1er janvier 2026 car c’est à cette date qu'entrera en vigueur dans notre pays l'obligation européenne de facturation électronique B2B sous format numérique normalisé. Trop peu d'entreprises sont conscientes de cette échéance, souligne Olivier Smekens, CEO de Soluz.io. ‘Une étude récente montre que seulement 8% des entreprises ont déjà une solution ou savent au moins quelle solution elles vont mettre en œuvre’, précise-t-il. Promouvoir l’e-invoicing est donc essentiel pour Olivier Smekens. Wim Eraly insiste: ‘2026 semble loin, mais en réalité, il ne nous reste qu’environ 400 jours ouvrables pour mettre en œuvre une transformation complexe.’

Bien entendu, KBC fournit des services aux entreprises pour les aider à gérer ces flux financiers depuis bien plus longtemps. Depuis pas mal de temps, nous allons bien au-delà de la fourniture de solutions de crédit, par exemple. ‘Nous proposons également à nos clients des solutions en matière de tooling’, indique Wim Eraly. ‘Si un client a besoin d'un bon reporting, nous le renvoyons vers un partenaire. S'il recherche un bon outil prévisionnel, nous pouvons l’aider sur notre propre plateforme.’
L'étape suivante consistait logiquement à examiner comment les entreprises peuvent simplifier et numériser leurs flux de factures. ‘Nous avons constaté que de nombreuses entreprises pouvaient encore gagner en efficacité dans ce domaine’, déclare Wim Eraly. En 2019, Soluz.io, une joint-venture entre KBC et l’entreprise malinoise Arco Information, qui s’était déjà forgé une solide expérience dans la gestion des documents dans le secteur social à but non lucratif, est née de cette ambition.
Grâce à l'apport en capital de KBC et au code logiciel d'Arco Information, Soluz.io a construit et lancé sa solution de facturation électronique. Aujourd'hui, quelque 280 clients l'utilisent déjà. Mais pour Wim Eraly, le moment est venu de lancer Soluz.io sur le marché, en utilisant le réseau de distribution de KBC.

Le timing n'a pas été choisi par hasard. L’échéance pour la numérisation complète des flux de factures B2B approche à grands pas et de nombreuses entreprises ne mesurent toujours pas l'ampleur du défi. ‘Il ne s'agit pas d'envoyer une facture au format PDF par courrier électronique’, souligne Olivier Smekens. ‘Il s'agit bien de facturation électronique, mais à partir du 1er janvier 2026, ces factures devront être élaborées et envoyées selon un format numérique standardisé. Cela se fera par l'intermédiaire du réseau Peppol, via des points d'accès autorisés. Cela nécessite de structurer les données financières d'une manière qui nécessite une approche fondamentalement différente.’

Bien entendu, Soluz.io n'est pas le seul fournisseur de ces solutions. Olivier Smekens affirme que sa plateforme peut s'appuyer sur un certain nombre de Unique Buying Reasons (‘Je ne parle pas volontiers d’USP’). Un aspect important est la sécurité des données dans un contexte international. Et c'est là qu’intervient la force de la joint-venture avec KBC. ‘En raison des exigences de sécurité auxquelles KBC doit satisfaire en tant que banque, notamment en matière de cybersécurité et de connaissance du client (KYC), j'ose affirmer sans rougir que nous sommes l'un des fournisseurs de solutions de facturation électronique les plus performants et les plus sûrs’, souligne Olivier Smekens.

Comme les utilisateurs de Soluz.io se connectent via les systèmes de KBC, le traitement correct et la validité sont garantis. Et la synergie de la coopération peut alors commencer à jouer. Grâce aux données sur les flux de factures – bien que chaque client choisisse la quantité et la nature des données qu’il partage –, KBC peut offrir une bien plus grande personnalisation en matière d'affacturage et d'autres produits financiers, entre autres.

Mais le principal atout de KBC en tant que partenaire de Soluz.io est la stabilité que cela engendre. ‘Le passage à une plateforme de facturation électronique n'est pas une décision à prendre à la légère’, déclare Olivier Smekens. ‘Cela nécessite, surtout pour les grandes entreprises, un projet de changement et un véritable changement de culture dans les différents départements. Personne ne veut devoir changer à nouveau au bout de six mois pour avoir pris le risque opérationnel d'opter pour un acteur plus petit ou instable.’

L'objectif de Soluz.io est de décharger les clients numériquement vers un processus de facturation électronique entièrement structuré. ‘Nous nous chargeons de la ‘peppolisation’ des factures conformément aux règles de l’ensemble des pays concernés’, explique Olivier Smekens. Digitalement et efficacement. Une complication supplémentaire à ne pas sous-estimer, surtout pour les entreprises qui envoient ou reçoivent de nombreuses factures internationales. ‘L'Europe a décrété que les entreprises devaient passer à la facturation électronique pour les factures B2B, mais tous les États membres disposent encore d'une grande autonomie pour décider des règles précises à suivre. Cela peut entraîner des différences dans les exigences en matière de données entre les États membres. À nous alors d’aider nos entrepreneurs belges.’

Le fait que cette solution soit 100% belge semble insignifiant dans cette histoire. Mais pour Olivier Smekens, cela ne l'est pas. ‘Nous sommes fiers de nos racines belges, même si nous nous sommes entre-temps entourés de talents étrangers’ déclare-t-il. Ce n’est pas du chauvinisme. ‘Cela nous permet de parler littéralement la langue de nos clients. Si une facture nous arrive du Portugal, en portugais, parce que quelque chose ne va pas, nous pouvons immédiatement traduire les informations qui nous parviennent et veiller à ce que le problème soit traité rapidement et efficacement.’
Qu'en est-il des entreprises qui s'inquiètent du coût de ce passage forcé à la facturation électronique? Wim Eraly et Olivier Smekens reconnaissent que cette transition nécessitera des investissements. Mais dans l’optique de la rentabilité d'une gestion efficace des flux de factures. ‘Je suis convaincu que vous récupérerez dix fois cet investissement grâce à l'optimisation de vos factures’, conclut Olivier Smekens