Hoever staat jouw onderneming op het vlak van digitale facturatie?
De implementatie van e-invoicing heeft een duidelijke impact op je bedrijf.
Om een goede implementatie van het e-invoicingtraject in je organisatie te verzekeren, breng je best nu al je huidige processen voor het verzenden en ontvangen van facturen in kaart.
Hieronder vind je de 7 stappen om e-invoicing in je bedrijf succesvol te realiseren en zie je hoe KBC en Soluz.io je hierbij kunnen helpen voor een vlotte overgang.
Stap 1: Breng je inkomende en uitgaande facturatieflows in kaart
- Analyseer je huidige facturatieprocessen. Hoe worden je facturen opgemaakt en verzonden? Welke processen vinden plaats van ontvangst tot betaling van een inkomende factuur?
- Breng al je inkomende en uitgaande facturatieflows in kaart.
Hoeveel facturen heeft je bedrijf het voorbije jaar verwerkt in België en internationaal?
Suggestie: identificeer mogelijke knelpunten of inefficiënties die je graag mee wil aanpakken
Stap 2: Stel een plan op om e-invoicing te implementeren
- Stel een implementatieplan op met duidelijke doelstellingen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden. KBC helpt je hier graag bij.
- Samen bespreken we de implementatievereisten en de aanpassingen die nodig zijn om over te schakelen op e-invoicing.
- We bespreken met jou de functionaliteiten, integratiemogelijkheden, en beveiliging.
Stap 3: Betrek belanghebbenden om weerstanden tijdig te detecteren en prio's te bepalen
- Communiceer met alle relevante belanghebbenden binnen je bedrijf, zoals de financiële afdeling (accounts receivable en accounts payable), tax departement, IT-team, procurement,....
- We helpen je om alle betrokkenen op de hoogte te brengen over de voordelen en de veranderingen die zullen plaatsvinden.
Suggestie: Afhankelijk van de grote van je bedrijf, wijs je een medewerker of projectteam aan dat verantwoordelijk is voor de implementatie en die zorgt voor een regelmatige communicatie en training is om de acceptatie te bevorderen.
Stap 4: Zet facturatiegegevens up-to-date en klaar voor integratie met KBC Invoicing Services
- Zorg ervoor dat alle facturatiegegevens up-to-date en georganiseerd zijn voordat je overstapt op e-invoicing.
- Werk samen met ons om ervoor te zorgen dat het systeem naadloos kan integreren met je bestaande facturatie- en boekhoudsystemen.
Stap 5: Test of alle e-invoicing connecties goed zitten en valideer
- Voer uitgebreide tests uit om zeker te zijn dat het e-invoicingsysteem correct functioneert en voldoet aan de gestelde vereisten.
- Test de communicatie en gegevensuitwisseling tussen je bedrijf en je leveranciers om ervoor te zorgen dat alle factuurgegevens nauwkeurig worden overgedragen.
- Ons implementatieteam ondersteunt en helpt je bij de tests. Werkt alles? Is alles compliant?
Stap 6: Stap vlot over naar e-invoicing met al je klanten en leveranciers dankzij KBC Invoicing Services
- Via ons intuitief webportaal volg je eenvoudig jouw facturatieflow op.
- Met het smart sender functionaliteit in onze tool KBC Invoicing Services, zorgen we ervoor dat je vlot overschakelt naar volledige e-invoicing. Telkens een nieuwe klant/leverancier zich aansluit op het Peppol netwerk ontvang je hiervan een signaal.
- Krijg meldingen wanneer zich onregelmatigheden voordoen.
Suggestie: Communiceer regelmatig met stakeholders om eventuele problemen of suggesties te bespreken en samen te werken aan verdere optimalisatie.
Hoe lang duurt de implementatie of de overstap naar e-invoicing?
Door het volgen van dit stappenplan kun je de invoering van e-invoicing in je bedrijf succesvol implementeren en profiteren van de voordelen die dit met zich meebrengt, zoals verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen en betere gegevensnauwkeurigheid.
Reken voor de totale duur van het stappenplan op enkele weken tot enkele maanden. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de implementatie, evenals de beschikbaarheid van middelen binnen het bedrijf kan deze tijdspannen langer of korter duren.
Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt voor elke stap om een soepele overgang naar e-invoicing te garanderen.
Overstappen naar een e-invoicingplatform vereist een cultuurshift in verschillende departementen. Bij bedrijven die hierop goed voorbereid zijn, merken we dat we ze snel technisch kunnen omschakelen.
Quote Olivier Smekens, CEO van Soluz.io
Heb je nog vragen?
KBC is partner in je transitie naar een efficiënt, snel en veilig facturenbeheer.
Je relatiebeheerder geeft je meer info over e-invoicing en helpt je graag op weg.
Disclaimer:
Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, heeft alle informatie die u hier raadpleegt of verkrijgt een vrijblijvende en zuiver informatieve waarde. Ze wordt naar best vermogen en op regelmatige tijdstippen bijgewerkt. KBC Bank NV geeft echter geen garanties wat betreft de actualiteit, accuraatheid, correctheid, volledigheid of geschiktheid voor een bepaald doel van deze informatie. De hier verstrekte informatie vormt geen advies of verkoopaanbod van producten of diensten en is niet bestemd voor commercieel gebruik. U blijft zelf volledig aansprakelijk voor de gevolgen van het gebruik dat u van deze informatie maakt. De intellectuele eigendomsrechten op de informatie, publicaties en gegevens die hier verstrekt worden, komen toe aan KBC Bank NV of aan derden en u moet zich onthouden van elke inbreuk hierop. Behoudens de uitdrukkelijk voorafgaande en schriftelijke toestemming van KBC Bank NV is elke overdracht, verkoop, verspreiding of reproductie van deze informatie verboden.