Quelles sont les conditions à respecter pour que des frais puissent être considérés déductibles ?
1) Les frais professionnels doivent avoir été payés ou supportés au cours de la période imposable.
Les frais professionnels sont déductibles :
- s’ils sont payés au cours de l’année imposable , même s’ils portent sur des exercices ultérieurs ;
- ou s’ils sont supportés au cours de l’année imposable, ce qui signifie que vous pouvez les attribuer à l’exercice sur lequel ils portent réellement.
Exception :
Les frais professionnels qui n’ont été ni payés ni supportés au cours de la période imposable sont malgré tout déductibles s’ils répondent aux deux conditions suivantes :
- il est question d’une dette certaine et liquide. C'est le cas lorsqu’à la fin de l’exercice, l’objet et le montant de la dette sont clairement établis
- la dette a été contractée afin d’être fiscalement déductible.
2) Les frais professionnels doivent être effectués en vue de réaliser ou de conserver des bénéfices.
Il peut uniquement être question de frais déductibles si :
- vos dépenses ont pour but d’acquérir ou de conserver des revenus professionnels ;
- vos dépenses ont un lien de causalité nécessaire avec l’exercice de votre activité professionnelle. Vos dépenses peuvent donc uniquement être considérées comme des frais professionnels déductibles si elles sont inhérentes à l’exercice de votre profession ou à la poursuite du but social réel de votre société.
3) Les frais professionnels doivent être justifiés.
Vous devez justifier le montant, l’authenticité et le caractère professionnel de vos frais à l’aide de pièces justificatives. Il peut s’agir de factures, de reçus, etc.
S’il n’est pas possible de fournir une preuve écrite, vous pouvez aussi utiliser des moyens de preuve admis par le droit commun. Notez toutefois que c’est uniquement envisageable si vous parvenez à convaincre le fisc que les pièces justificatives ont été détruites, volées ou perdues, ou bien qu’il est trop difficile de réclamer ou d’obtenir ces preuves écrites.
Frais déductibles
Il est impossible de détailler tous les frais professionnels déductibles. Les exemples ci-dessous ne sont donc qu’une sélection.
- Les frais supplémentaires découlant de l’achat d’immobilisations corporelles ou incorporelles. Il s’agit par exemple des taxes remboursables, des frais de transport, des droits d’enregistrement, etc.
- Les commissions secrètes : les commissions, rémunérations, pensions, rentes, etc. Attention toutefois : ces frais professionnels ne sont déductibles que s’ils sont justifiés par des fiches individuelles et des relevés récapitulatifs.
- Une prime versée dans le cadre d’un mariage ou d’une cohabitation légale : ces primes sont totalement déductibles jusqu’à un plafond de 200 euros.
- Une fête de mariage : à l’occasion d’un mariage, vous pouvez inviter des personnes dans l’objectif d’en faire de nouveaux clients ou fidéliser vos clients actuels à votre entreprise. Bien entendu, vous devez pouvoir le justifier à l’aide de suffisamment de preuves objectives. Signalons par ailleurs que les postes suivants ne sont que des frais partiellement déductibles :
- Les frais de réception : déductibles à 50 %
- Les frais de restaurant : déductibles à 69 %
- Les frais d’habillement : les frais qui ne concernent pas des vêtements spécifiques à l’exercice de la fonction ne sont pas déductibles fiscalement. C'est par contre le cas des vêtements professionnels spécifiques comme les uniformes, les vestes de travail, les toges, etc.
- Les chèques-repas : vous pouvez déduire jusqu’à 1 euro par chèque-repas en tant que frais professionnels étant donné que le chèque-repas constitue un avantage social exonéré d’impôt.
- Les frais publicitaires et articles promotionnels : ils sont déductibles à 100 % s’ils répondent aux conditions suivantes :
- Ils sont destinés à une très large diffusion.
- Ils ont une faible valeur pour leur bénéficiaire.
- Ils portent de manière apparente et durable la dénomination de l'entreprise.
- Les cadeaux d’affaires : les frais liés à ces cadeaux d’affaires sont déductibles à 50 %.
- Les séminaires : si les dépenses sont directement liées à votre activité professionnelle et qu’elles sont nécessaires pour une technique donnée, vous pouvez les déduire comme frais professionnels.
- Les cotisations sociales : les cotisations sociales que votre société paie sur les rémunérations des membres de votre personnel sont considérées comme des frais professionnels déductibles. Si vous êtes un chef d’entreprise indépendant, vous devez assumer le paiement de vos propres cotisations sociales.
