L'ère de la facture électronique approche à grands pas!

Dans le cadre de la facturation électronique, les factures sont établies, envoyées et reçues par la voie électronique. Une facture au format PDF envoyée par e-mail n'est donc pas une facture électronique et perdra par conséquent sa validité à l'avenir. Mieux: la facture au format PDF envoyée et reçue par e-mail disparaîtra purement et simplement, de même que la facture imprimée et envoyée par courrier.

Elle sera remplacée par la facture électronique, également appelée e-invoice ou e-facture. Une facture électronique est une facture établie, transmise et reçue sous une forme électronique structurée (format XML), ce qui permet de la traiter automatiquement et électroniquement. La facturation électronique signifie donc l'automatisation du processus de facturation, du début à la fin de celui-ci. C'est très pratique car le traitement automatique est plus rapide, plus sûr, moins cher et permet de diminuer le nombre d'erreurs. Il est cependant évident que pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques va vous demander une certaine adaptation.

• Encaissement plus rapide des paiements car le processus d'approbation et de paiement est plus rapide.
• Moins de risques d'erreurs telles que la perte des factures ou l'introduction de données incorrectes.
• Meilleure communication entre l'acheteur et le fournisseur, ce qui permet de retrouver plus rapidement les litiges et de payer les factures dans les délais.
• Meilleure visibilité des flux de trésorerie, car vous pouvez toujours suivre en temps réel le statut de la facturation et des paiements.
• Moins de fraude à la facture car les factures électroniques sont envoyées via le réseau sécurisé Peppol. Les factures électroniques sont cryptées et ne peuvent pas être interceptées.

Les factures électroniques sont envoyées en Belgique via le réseau Peppol.
Peppol est un réseau sécurisé auquel vous ne pouvez accéder que par l'intermédiaire d'un fournisseur certifié de points d'accès. Ce réseau fermé garantit que les données financières sensibles, telles que les factures électroniques, puissent être échangées en toute sécurité entre les expéditeurs et les destinataires. Peppol est également de plus en plus reconnu et utilisé en dehors de l'Europe.

Pour envoyer ou recevoir des fichiers via Peppol, vous devez avoir accès à un point d'accès Peppol. Ces points d'accès reçoivent les messages des expéditeurs, les transmettent au point d'accès du destinataire, qui les reçoit à son tour du point d'accès. Une fois la connexion au point d'accès Peppol configurée, l'envoi et la réception des factures peuvent se faire automatiquement. Si votre logiciel de facturation le permet, une nouvelle facture peut être envoyée automatiquement après son établissement. Si votre logiciel de comptabilité le permet, votre facture électronique peut également être traitée automatiquement dès sa réception. Peppol ne se contente pas d'envoyer des factures. Il s'agit d'une plateforme qui peut prendre en charge tout le processus de procurement.
En clair, le réseau Peppol remplacera l'envoi de factures par courrier et par e-mail.
Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur notre page concernant les KBC Invoicing Services.

La facturation électronique est actuellement partiellement obligatoire en Belgique. En 2026, cette obligation sera étendue par l'introduction de l'obligation pour la facturation B2B.

B2G: Business to government
Si vous facturez quelque chose à une entité du secteur public, dans la plupart des cas, vous êtes déjà tenu d'envoyer des factures électroniques.
Depuis le 1er mars 2024, seules les opérations inférieures à 3.000 euros échappent à cette obligation; pour toutes les autres opérations, la facturation électronique à une entité du secteur public est obligatoire. En outre, chaque niveau de gouvernement peut décider de ne pas appliquer cette exemption. En Belgique, les gouvernements reçoivent leurs factures électroniques via la plateforme Mercurius. Il s'agit d'une plateforme fédérale qui regroupe tous les gouvernements belges et qui est accessible via Peppol.

B2B: Business to business
Actuellement, vous pouvez encore établir vos factures B2B au format PDF, ou même les envoyer par courrier. Mais cela va bientôt changer.
À partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques deviendront obligatoires pour toutes les transactions B2B en Belgique. La Belgique adoptera le cadre Peppol, la norme pour la facturation électronique B2B également utilisée pour les transactions B2G, basée sur le "modèle four corner". À terme, ce modèle évoluera vers le "modèle five corner" dans lequel la déclaration TVA sera intégrée. Une connexion sera établie avec une plateforme gouvernementale pour le contrôle de la TVA.

B2C: Business to customer
Actuellement, rien n'indique que les factures destinées aux particuliers devront également être proposées sous forme de factures électroniques à l'avenir.

La situation dans les différents États membres de l'UE est hétérogène. Chaque pays s'efforce de respecter la feuille de route établie au niveau européen.
En ce qui concerne l'obligation B2B en particulier, nous nous attendons à ce que les gouvernements prévoient un calendrier pour l'introduction de la facturation électronique obligatoire.
Vous trouverez ci-dessous la situation actuelle en matière de facturation électronique dans nos pays voisins et dans certains pays européens.
Pour le B2C, il n'y a pas de projet immédiat de mise en œuvre dans ces pays.