Het tijdperk van de e-factuur krijgt nu al vorm!

Bij e-invoicing worden facturen elektronisch opgemaakt, verzonden en ontvangen. Een pdf-factuur die verstuurd wordt via e-mail is dus geen elektronische factuur en zal in de toekomst dan ook zijn rechtsgeldigheid verliezen. Meer nog, de factuur in pdf-vorm die via e-mail verstuurd en ontvangen wordt, zal er tussenuit gaan, net zoals de facturen die afgedrukt worden en per post verstuurd worden.

In de plaats komt de elektronische factuur, ook wel een e-invoice of e-factuur genoemd. Een elektronische factuur is een factuur die in gestructureerde elektronische vorm (XML-formaat) is aangemaakt, doorgestuurd en ontvangen, waardoor deze automatisch en elektronisch kan worden verwerkt. Elektronische facturering betekent dus het automatiseren van het factureringsproces van begin tot einde. Heel handig, want automatische verwerking is sneller, veiliger, goedkoper en er kunnen minder fouten gemaakt worden. Vanzelfsprekend zal je je ook moeten aanpassen om e-facturen te kunnen verzenden en ontvangen.

• Betalingen worden sneller geïnd doordat het goedkeurings- en betalingsproces sneller verlopen. 
• Minder kans op fouten zoals het misplaatsen van facturen of het ingeven van foute gegevens.
• Verbeterde communicatie tussen de koper en de leverancier zorgt voor een snellere opsporing van betwistingen en het tijdig betalen van facturen.
• Beter zicht op de cashflow doordat je de facturatie-en betalingsstatus steeds realtime kunt opvolgen.
• Minder factuurfraude doordat de e-invoices via het beveiligde Peppol-netwerk verstuurd worden. De elektronische facturen zijn gecodeerd en kunnen niet onderschept worden.

E-facturen worden in België verstuurd via het Peppol-netwerk.
Peppol is een beveiligd netwerk waartoe je enkel toegang krijgt via een gecertificeerde access point provider. Dit gesloten netwerk zorgt ervoor dat gevoelige financiële data, zoals e-facturen, veilig kan worden uitgewisseld tussen verzenders en ontvangers. Peppol wordt ook steeds vaker buiten Europa als standaard erkend en gebruikt.
Om bestanden via Peppol te kunnen verzenden en of te ontvangen, heb je toegang nodig tot een Peppol access point. Deze Access points ontvangen berichten van verzenders, sturen die door naar het access point van de ontvanger, die het dan op zijn beurt van het access point doorgestuurd krijgt. Eens de connectie met het Peppol access point geconfigureerd is, kan het verzenden en ontvangen van facturen automatisch gebeuren. Als je facturatiepakket het aankan, dan kan een nieuwe factuur na aanmaak automatisch verzonden worden. Als je boekhoudpakket het toelaat, kan je elektronische factuur na ontvangst ook direct automatisch verwerkt worden. Peppol kan ook meer dan alleen maar facturen verzenden. Het is een platform dat het hele procurement gebeuren kan ondersteunen.

Eenvoudig gezegd, het Peppol-netwerk zal de verzending van facturen via post en e-mail vervangen.
Meer info vind je op onze pagina over KBC Invoicing Services.

E-invoicing is momenteel gedeeltelijk verplicht in België. In 2026 zal deze verplichting uitgebreid worden door de invoer van de verplichting voor B2B-facturatie.

B2G: Business to government
Wanneer je factureert naar de overheid, dan ben je in de meeste gevallen nu al verplicht om elektronische facturen te versturen.
Sinds 1 maart 2024 zijn enkel opdrachten onder de €3 000 vrijgesteld, voor alle andere opdrachten is er verplichte e-invoicing aan de overheid. Bovendien kan elk bestuursniveau besluiten deze vrijstelling niet toe te passen. In België ontvangen overheden hun e-facturen via het Mercurius-platform. Dit is een federaal platform dat alle Belgische overheden ontsluit en dat bereikbaar is via Peppol.

B2B: Business to business 
Momenteel kun je nog altijd je B2B-facturen als pdf maken, of ze zelfs doorsturen per post. Daar zal echter snel verandering in komen.
Vanaf 1 januari 2026 wordt de e-invoice verplicht voor alle B2B-transacties in België. België zal het Peppol-kader overnemen, de standaard voor B2B e-facturering, die ook voor B2G-transacties wordt gebruikt, met als basis het 'four corner model'. Op termijn zal dit model evolueren naar het 'five corner model' waarin de btw-aangifte geïntegreerd is.zoal, bijvoorbeeld het 'five corner model'. Daarbij wordt er een connectie voorzien met een platform van de overheid voor de controle van de btw.

B2C: Business to customer
Op dit moment zijn er geen indicaties dat facturen voor particulieren in de toekomst ook als als e-factuur aangeboden moeten worden.

De situatie in de verschillende EU-lidstaten is heterogeen. Elk land werkt hard om te voldoen aan de routekaart die op Europees is opgesteld.
Vooral rond B2B-verplichting verwachten we dat overheden een timing zullen voorzien voor de invoering van verplichte e-invoicing.
Hieronder zie je de huidige stand van zaken rond e-invoicing in onze buurlanden en een aantal landen in Europa.
Voor B2C zijn er in geen van deze landen directe plannen voor implementatie.