Een contract is een bindende overeenkomst die twee of meer partijen sluiten en waarmee ze zich in ruil voor rechten verbinden tot enkele plichten. Een contract is pas geldig als:

• er een volledig akkoord bereikt is tussen de contracterende partijen. Dwang en bedrog mogen dus niet van toepassing zijn;
• de beide partijen bekwaam zijn om een contract te sluiten;
• de overeenkomst betrekking heeft op een wettig onderwerp;

Een offerte, ook wel bestek genoemd, wordt vaak omschreven als het aanbod van een contract. Je vraagt aan je leverancier een voorstel voor een bepaald dienst of product. Hij maakt dan een offerte op.

• de naam van je onderneming, het adres en het handelsregisternummer of ambachtsregister van je onderneming;
• een concrete beschrijving van de te verlenen diensten en/of leveringen;
• de berekende prijs of een prijs die bepaald kan worden door verwijzingen naar criteria die verband houden met de aard van de dienst;
• de datum van opmaak en de geldigheidsduur;
• een schatting van de termijn waarin de opdracht uitgevoerd kan worden.

Ja! De offerte is bindend voor de persoon die ze heeft opgesteld. Voor de klant is de overeenkomst pas bindend wanneer hij schriftelijk zijn toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld met een handtekening.

Tip: wist je dat je als ondernemer de klant vooraf moet inlichten over de kostprijs voor het opstellen van de offerte? Tenzij je dat kosteloos doet natuurlijk.

Een bestelbon is een niet te onderschatten document. Hij geldt namelijk als verkoopsovereenkomst en wordt gebruikt wanneer een product of dienst niet direct leverbaar is.

• de naam van je zaak, het adres en je ondernemingsnummer (indien van toepassing);
• de datum en het volgnummer van de bestelbon;
• de beschrijving van het product of de dienst;
• de eenheidsprijs, de hoeveelheid goederen en de totale prijs;
• het bedrag van het voorschot, indien van toepassing;
• het saldo;
• de datum of termijn van levering van het product of uitvoering van de dienst;
• een bindende handtekening.

Nee, je moet niet in alle gevallen een bestelbon opstellen. Er zijn twee uitzonderingen:

• als de klant een voorschot heeft betaald op het product of de dienst;
• als de klant, wanneer de levering of dienstverstrekking, of een deel daarvan, op een later tijdstip is vastgesteld, een schriftelijk document krijgt met daarop de essentiële vermeldingen met betrekking tot de gesloten overeenkomst.

Tip: bezorg je klant altijd een kopie van de ingevulde bestelbon. Anders riskeer je een boete. 

De algemene voorwaarden zijn de afspraken die beide partijen overeenkomen. Na ondertekening worden ze beschouwd als gekend en aanvaard en vanaf dan zijn ze bindend.

De algemene voorwaarden bestaan uit vele afspraken. We overlopen de belangrijkste:

• de betalings- en leveringsvoorwaarden;
• vermeld ook zeker het eigendomsvoorbehoud. Zo blijven de handelsgoederen juridisch eigendom van de leverancier tot de schuld is betaald. Dat is een bijkomende beveiliging voor jou als ondernemer;
• andere opties: interesten en schadevergoedingen.

Je vermeldt de algemene voorwaarden verplicht op zowel de bestelbon, de orderbevestiging als de factuur. Staan de voorwaarden op de achterkant van je factuur? Verwijs er dan duidelijk naar op de voorzijde. Vermeld ook expliciet dat ze deel uitmaken van de overeenkomst en bindend zijn.                                                                

Tip: zorg ervoor dat je elke partij evenveel rechten als plichten geeft. Als je jezelf als ondernemer te veel rechten toekent, bestaat de kans dat de rechter een bepaalde voorwaarde nietig verklaart. Zo mag een interestpercentage bij een betaling niet onmenselijk hoog zijn.