Les sociétés désormais tenues d'enregistrer les bénéficiaires effectifs dans le registre UBO

La Loi portant réforme du droit des entreprises a été publiée au Moniteur belge au printemps. Cette loi prévoit l'élargissement de la notion d'"entreprise" aux entités qui n'ont pas la personnalité juridique, raison pour laquelle les sociétés civiles de droit commun sont qualifiées d'"entreprises". Cela signifie donc que de nombreuses règles du droit des entreprises s’appliqueront également aux sociétés civiles de droit commun. Nous vous avions déjà informés de cette nouveauté dans notre lettre d'information du 25 mai 2018.

L'enregistrement obligatoire dans le registre UBO est désormais un fait, en plus de l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises et de l'application de la législation comptable. L'Arrêté royal (AR) du 30 juillet 2018 fixe les modalités de fonctionnement du registre UBO belge. Cet AR entrera en vigueur le 31 octobre 2018.

Qu'est-ce que le registre UBO ?

Un registre UBO a été introduit tant en Belgique que dans les autres États membres de l'UE, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Il s'agit d'une base de données centrale qui sera gérée par le SPF Finances et qui reprendra des informations sur les personnes physiques derrière les sociétés et autres entités juridiques (ce que l'on appelle les "bénéficiaires effectifs" ou "ultimate beneficial owners", soit UBO en abrégé).

Qui doit se manifester ?

L'obligation repose notamment sur les administrateurs et les gérants de toutes les sociétés constituées en Belgique, les a(i)sbl et les fondations internationales. Sont visées à la fois les sociétés avec ou sans personnalité juridique, et les sociétés civiles de droit commun.

Bénéficiaire effectif d'une société de droit commun : de qui s'agit-il ?

Il s'agit en principe des personnes physiques qui détiennent une participation (droits de vote, actions ou capital) de plus de 25% dans la société. Dans de nombreuses sociétés familiales, tant les parents que les enfants sont donc considérés comme bénéficiaires effectifs.

Quelles sont les informations qui doivent figurer dans le registre UBO ?

Pour chaque bénéficiaire effectif de la société, il convient de renseigner le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité, le pays de résidence, l'adresse de résidence complète, le numéro d'identification du Registre national ou de la Banque Carrefour de la sécurité sociale, de même que la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif et la nature et l'ampleur de la partiQuand et où procéder à l'enregistrement ?cipation. La valeur des participations ne doit pas être renseignée.

Quand et où procéder à l'enregistrement ?

Les informations doivent être enregistrées dans le registre UBO sur la plateforme en ligne MyMinFin le 30 novembre 2018 au plus tard, ou dans le mois au cours duquel ces informations font l'objet d'une modification. Quoi qu'il en soit, ces informations doivent être actualisées chaque année.

Qui a accès au registre UBO ?

Le fisc, les services de police et le parquet ont un accès illimité au registre UBO afin de favoriser la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Les autorités étrangères peuvent également demander des informations reprises dans le registre. Les banques et autres organismes jouant un rôle dans la prévention du blanchiment peuvent également consulter le registre.

Chaque membre du grand public aura également un droit de regard dans le registre, moyennant le paiement des frais administratifs. Il ne devra démontrer aucun intérêt légitime pour avoir accès aux informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés.

Il existe toutefois un certain nombre de restrictions dans le cadre de la protection de la vie privée des bénéficiaires effectifs.
Les informations que peut demander le membre du grand public sont limitées au nom de famille, au mois et à l'année de naissance, à la nationalité et à l'État de résidence de l'UBO, ainsi qu'à la nature et à l'ampleur de l'intérêt économique détenu par le bénéficiaire effectif. Le membre du grand public peut donc connaître le pourcentage des parts ou des droits de vote dans la société qu'un bénéficiaire effectif détient, mais pas le patrimoine apporté dans la société ou détenu par celle-ci.

Ajoutons que le membre du grand public ne peut demander ces informations que sur la base du numéro BCE ou du nom de la société. La dénomination d'une société de droit commun gagne ainsi en intérêt pour ceux qui privilégient un certain anonymat. 

Comment se préparer ?

1. Le portail du SPF publie une série de conseils pour la personne prévoyante censée fournir les informations qui, en attendant l'entrée en vigueur de l'Arrêté royal, souhaite se préparer aux obligations susvisées. Elle peut le faire :
   en désignant un représentant légal ou un mandataire disposant d'une carte e-ID qui pourra remplir les informations sur la plateforme électronique MyMinFin au nom de la société ;
2. En disposant d'informations précises et détaillées sur les bénéficiaires effectifs de la société et de toutes les entités ju1ridiques dont les bénéficiaires effectifs peuvent faire usage pour contrôler l'organisation ;
3. En disposant de documents probants indiquant que les informations sont adéquates, exactes et actuelles ;
4. En veillant à mettre en place des procédures au sein de la société de sorte que toute modification des informations relatives aux bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois .
5. En s'inscrivant à la lettre d'information en envoyant un e-mail à l'adresse ubobelgium@minfin.fed.be pour rester au courant des nouveautés relatives à l'entrée en vigueur (le 31 octobre 2018) du registre UBO.
   

Vous pouvez également faire appel à votre conseiller externe pour toute aide à l'enregistrement dans le registre UBO.

N'hésitez pas à contacter un banquier privé KBC si vous souhaitez de plus amples informations sur les obligations liées à une société civile de droit commun.

Ysabel Cayzeele, adviseur Financiële Planning KBC Private Banking

Mention légale
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